Politique de protection des données personnelles de Matelsom

Cette politique de protection des données personnelles régit la manière dont Camif Matelsom (« Matelsom », « nous » ou « notre ») recueille, utilise, conserve et divulgue les informations recueillies auprès des utilisateurs (chacun étant un « Utilisateur » ou « vous ») du site web www.matelsom.com (« site Web », « Site », « site Matelsom ») en tant que Responsable de traitement.

Qui est responsable du traitement de vos données personnelles ?

Matelsom est responsable du traitement des données personnelles obtenues via le Site conformément aux réglementations européennes et françaises sur la protection des données personnelles, parce que nous déterminons comment et pourquoi vos données personnelles sont traitées.

Quels objectifs et dans quel cadre ?

Matelsom respecte la législation en vigueur sur la protection des données dans le cadre des traitements que nous effectuons. De ce fait, nous traitons uniquement vos données pour des objectifs précis et définis. Nous nous interdisons tout autre traitement qui ne serait pas cité dans cette politique de confidentialité.

Matelsom traite vos données personnelles pour :

  • La gestion des commandes ;
  • La prospection ;
  • Les jeux et autres évènements ;
  • La réalisation de statistique ;
  • La gestion de la communication ;
  • Le recueil de vos avis et commentaires ;
  • La gestion de la relation client et du service après-vente ;
  • La tenue de notre comptabilité ;
  • L’apport d’affaire.

La gestion des commandes :

  • La création d’un compte en ligne

Votre compte nous permet de vous identifier au sein de nos systèmes et ainsi de réaliser nos obligations contractuelles et légales. L’identification ainsi créée nous permet d’y associer les commandes que vous effectuez et de les faire apparaitre au sein de l’onglet « Mon compte ».

  • Enregistrer et traiter les commandes

Passer commande, c’est établir un contrat. Les informations demandées lorsque vous commandez un de nos produits nous permettent de réaliser notre prestation contractuelle. C’est-à-dire, la livraison du produit commandé en échange du paiement.

  • Etablir une Wishlist

Nous associons votre compte aux favoris que vous déterminez en parcourant notre site. Cela vous permet de garder une trace de ce qui vous a plu.

  • Envoyer des courriels de relance

Lorsque vous placez des produits dans votre panier, sans terminer le processus de commande, nous vous envoyons un mail pour vous rappeler son contenu et terminer le processus de commande.

  • Assurer la lutte anti-fraude

Afin de préserver Matelsom, les prestataires de paiement que nous utilisons vérifient la crédibilité de votre compte et de votre commande. Pour ce faire ils comparent les informations que vous nous donnez avec celles que vous avez pu indiquer sur d’autres sites. Votre date de naissance permet ainsi de s’assurer à la fois de votre majorité et de la crédibilité de votre compte.

Matelsom effectue elle-même une analyse anti-fraude lorsqu’elle a un doute sur une commande en particulier.

  • Confirmer la réalisation de notre prestation

Nous faisons un suivi des livraisons, auprès de nos prestataires, afin de nous assurer que vous êtes livré dans les temps, ou justement, vous avertir en cas de problèmes en lien avec votre commande.

La prospection :

Matelsom, à travers l’ensemble de son site, vous propose de recevoir des courriels au sujet des produits distribués par Matelsom, soldes, promotions, événements, des alertes d'actions sociales, environnementales, sociétales et des invitations à participer à des enquêtes. Votre adresse électronique nous permet de transmettre cette newsletter, toutes les autres données (décrites ci-après) nous permettent de personnaliser les messages que nous vous envoyons. La réception de ces courriels est conditionnée à votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment. De plus, si vous ne vous êtes pas opposé à cette utilisation spécifique de votre adresse, vous recevrez par courrier le catalogue Matelsom et autres communications. Afin de nous assurer que nous vous envoyons que des informations qui vous intéressent, nous étudions votre historique d’achat et vous proposons une newsletter au contenu adapté.

Pour retirer votre consentement, suivez le lien inséré sur nos newsletters, ou décocher la case dans l’onglet « Compte ». Vous pouvez également contacter notre DPO à dpo@camif-matelsom.com ou via notre onglet « Contact ». Sachez que le désabonnement est pris en compte sous 48h.

Les jeux et autres évènements :

Nous aimons beaucoup rendre vos visites ludiques, c’est pourquoi nous vous proposons souvent de participer à des jeux ou à d’autres évènements. Lorsque c’est le cas, nous demandons votre consentement pour traiter vos données dans ce cadre spécifique. Vos informations ne sont utilisées que dans ce contexte et sont supprimées peu après.

Si vous gagnez un de nos concours sur les réseaux sociaux, dans l’intérêt de tenir notre parole et d’assurer la livraison de votre prix, nous vous demanderons vos informations personnelles.

Il est possible que nous vous demandions, lors de ces évènements, votre consentement pour tourner une vidéo avec vous. Cette vidéo nous permet par la suite de communiquer sur nos engagements de société à mission et sur nos évènements. Vos vidéos ne sont pas réutilisées dans d’autres circonstances.

La réalisation de statistiques :

Nous réalisons une statistique à partir des informations collectées lorsque vous passez commandes. Ces statistiques nous permettent d’identifier les améliorations que nous pouvons apporter sur nos offres ainsi qu’à notre prospection.

Ce traitement donne lieu à une anonymisation, nous faisons en sorte qu’il soit impossible de remonter jusqu’à vous à partir des statistiques réalisées.

Gestion de la communication :

Matelsom vous offre la possibilité de contacter ses services via une page web dédiée dite de « Contact ». Ce faisant, vous acceptez par un acte positif clair que vos données soient traitées dans le cadre de ce contact. En fonction du sujet de votre demande, des informations complémentaires vous seront demandés. Ainsi, si vous demandez un échantillon de produit, votre adresse sera demandée. Et, en cas de demande d’annulation de votre commande, le numéro de commande concerné sera demandé.

Vous avez également la possibilité de communiquer avec nous via téléphone ou encore par le biais de notre chat bot. Le chat bot étant une technologie cookie, votre consentement vous est demandé avant l’ouverture du chat.

C’est par le biais de cet onglet que vous pouvez également exercer les droits qui vous sont conférés par la législation et règlementation en vigueur sur la protection des données personnelles.

Le recueil de vos avis et commentaires :

Matelsom vous demande, à la suite de la réalisation d’une commande, d’accepter de laisser votre avis sur le produit commandé. Vous pouvez également, dans un intérêt de constante amélioration, laisser un commentaire sur le Site en lui-même (ergonomie, facilité d’utilisation et de compréhension, offres de produits, …).

L’avis est recueilli par courriel par un de nos prestataires si vous acceptez d’être interrogé. Il sera publié sous le nom que vous donnez, ou restera anonyme si vous le souhaitez. Ce traitement est donc soumis à votre consentement et vous pouvez le retirer à tout moment (voir l’article « Nous contacter » des présentes).

S’agissant du commentaire, Matelsom collecte uniquement le numéro de commande et l’identifiant utilisateur. Ils permettent, lorsque vous laissez un commentaire laissant penser qu’il nécessite un retour de notre part, d’adresser au mieux les problèmes que vous avez pu rencontrer. Vous êtes averti, dans la zone de champ libre, que vous ne devez pas indiquer de données permettant de vous identifier (exemples : nom, prénom, adresse, …). Nous vérifions régulièrement les commentaires, et ceux présentant ce type d’information seront supprimés.

La gestion de la relation client et du service après-vente :

Afin de répondre à l’ensemble de nos obligations contractuelles, notamment liées à la livraison de votre commande, nous mettons à votre disposition un service de relation client et d’après-vente. Dans ces circonstances nous traitons vos données personnelles pour :

  • Assurer les délais et la qualité de la livraison au client ;
  • Vous contactez en cas de modification des délais de livraison ;
  • Intervenir sur les échanges et retours (suite incident, annulation, retour, ...) ;
  • Communiquer les modifications d’adresses de livraison ;
  • Suivre les réclamations sur les réseaux sociaux ;
  • Répondre aux demandes d'informations (délai de livraison) ;
  • Suivre en back office les dossiers.

La tenue de notre comptabilité :

Les commandes que vous passez avec nous donnent naissance à des factures et autres documents nécessaires à la tenue de notre comptabilité. L’ensemble de ces éléments nous permet de constituer les preuves nécessaires pour démontrer la réalisation de notre prestation et à répondre à nos obligations légales en la matière.

L’apport d’affaire :

Par le biais de notre Site, vous avez la possibilité d’envoyer un formulaire à Camif Habitat. Ce formulaire vous permet de demander une visite conseil pour la rénovation de votre habitation. Vous avez également la possibilité, via notre Site, d’aller sur Mobibam, pour commander des meubles sur mesure.

Nous ne conservons aucune de vos informations, que ce soit le formulaire, ou la trace prouvant que vous venez de notre site. Vous retrouverez les politiques de confidentialité de ces entités sur leurs Sites.

Quelles données personnelles traitons-nous ?

Toute information liée à une personne qui peut être utilisée pour identifier celle-ci est une donnée personnelle : nom, adresse, email, mot de passe, adresse IP, données de connexion et de navigation, produits consultés, commandes (historique, retours, incidents, …), …

La majorité des données que nous collectons sont des données que vous nous communiquez dans le cadre de l’utilisation de nos services. Nous recevons également des données techniques relatives à votre terminal et des données d’accès que nous saisissons automatiquement lors de l’interaction avec nos services.

Catégories de données traitées :

  • Gestion des commandes :

Identité, coordonnées, adresse, civilité, données relatives aux transactions, date de naissance, commande (numéro d’achat et de vente, date de création), facture, statut de livraison, date d’expédition, numéro de transaction, méthode de paiement, adresse IP, identifiant utilisateur.

  • Prospection :

Identité, adresse, date de naissance, coordonnées, historique d’achat, identifiant utilisateur.

  • Jeux et autres évènements :

Identité, coordonnées, civilité, vidéos, adresse, pseudos (sur les réseaux sociaux), lots gagnés, cartes cadeaux.

  • Réalisation de statistiques :

Adresse, Date de naissance, données relatives aux transactions, commande, date de commande.

Nous utilisons votre année de naissance uniquement.

  • Gestion de la communication :

Identité, coordonnées, identifiant utilisateur.

Et en fonction de la demande de contact formulée : adresse, numéro de commande, carte d’identité.

L’utilisation du chat bot ne recueille aucune donnée personnelle. Il a pour seul objectif de vous conseillez sur nos produits.

  • Le recueil des avis et commentaires :

Identité, coordonnées, zone de commentaires, numéro de commande, identifiant de l’utilisateur.

  • Gestion de la relation client et du service après-vente :

Identité, coordonnées, adresse, main courante, capture d’écran des réclamations sur les réseaux sociaux, pièce d’identité, données relatives aux transactions, commande.

  • La tenue de notre comptabilité :

Identité, coordonnées, adresse, date de naissance, âge, main courante, facture, pièce d’identité, justificatif de domicile, fonction, bon de livraison, PAD, coordonnées bancaires, numéro de carte partiel, nom du titulaire de la carte, chèques, nom de la banque, date de paiement, type de paiement, numéro de l’opération et détail de l’opération.

  • L’apport d’affaire :

Identité, coordonnées, adresse.

Sources des données :

Ces données sont collectées auprès des Utilisateurs du site de Matelsom lors de la création de leur compte, d’une commande, de l’abonnement à notre newsletter, lors d’une demande de contact avec nos services et/ou lors de l’utilisation du Site.

Durée de conservation des données personnelles

Matelsom respecte la règlementation en matière de protection des données personnelles et ne conserve pas indéfiniment les données personnelles que nous collectons. Pour chaque traitement précité, une durée de conservation a été établie et une procédure de purge des données a été mise en place.

Gestion des commandes :

A l’issu d’une période de deux ans suivant votre dernière action sur le Site, nous considérerons votre compte comme inactif. Nous vous avertirons peu avant l’arrivée de ce délai et si vous ne réagissez pas, votre compte sera supprimé.

Afin de remplir notre obligation contractuelle, les données relatives à vos commandes sont conservées en base active pendant toute la durée de notre relation contractuelle.

Ces informations seront conservées en archivage intermédiaire pendant tout le délai de prescription établi par l’article L. 110-4 du Code de commerce, c’est-à-dire pendant une période de 5 ans suivant notre relation contractuelle.

En outre, si le contrat dépasse une valeur de 120€ nous conserverons le contrat à votre disposition sur une période de 10 ans à compter de la livraison. Les éléments de facturation sont également conservés pour une période de 10 ans.

Les informations bancaires sont recueillies par nos prestataires de paiement, qui suivent tous les obligations en matière de conservation des données bancaires : 15 mois avec effacement du cryptogramme immédiatement.

Prospection :

Matelsom conserve les données servant à la prospection pour une durée de 3 ans après notre dernier contact (est considéré comme dernier contact, le fait de cliquer sur les éléments composant la newsletter). Si vous n’avez jamais ouvert une newsletter depuis votre inscription, nous ne garderons vos informations que pour une période d’un an.

Concernant l’envoi de catalogue par courrier, nous garderons vos informations pour une période de 5 ans. Cette durée s’explique par la longue durée de vie de nos produits, et du pourcentage de personnes effectuant un rachat à partir de la 4ème ou 5ème à compter de leur achat initial.

Vous pouvez toujours retirer votre consentement ou exercer votre droit d’opposition que ce soit via le lien indiqué sur la newsletter, une demande directe sur notre Site, l’adresse électronique du DPO (dpo@camif-matelsom.com) ou encore en décochant les cases concernées visibles dans « Informations personnelles » dans l’onglet « Votre compte ». Votre demande est prise en compte dans les 48h.

Jeux et autres évènements :

Nous ne conservons vos données que le temps nécessaire à la réalisation du jeu ou de l’évènement.

Si vous avez gagné un de nos concours et transmis vos informations pour assurer leurs livraisons, nous conservons ces données le temps que vous receviez votre lot et pour une durée de 5 ans à partir de là pour assurer la défense de nos droits en justice.

Les vidéos tournées à ces occasions sont conservées pour une durée de 3 ans.

Réalisation de statistiques :

Les informations sont conservées jusqu’à la réalisation de la statistique et de manière anonyme (il nous est impossible de retrouver votre identité à partir de ces seules informations).

Gestion de la communication :

Les informations relatives au dialogue ou au message envoyé par l’Utilisateur sont effacées une fois le sujet ou le problème concerné résolu, à l’exception de certains sujets spécifiques :

Les demandes de suivi et d’annulation de la commande, ainsi que les candidatures sont conservées pour une durée de 5 ans.

Les informations utilisées dans le cadre de l’exercice de vos droits sont conservées pour une période d’un an, sauf pour l’exercice d’un droit d’opposition pour lequel la conservation est de 6 ans.

Recueil des avis et commentaires :

Notre prestataire conserve pour une durée de 12 mois les données concernant les avis que vous laissez sur nos produits.

Vos commentaires sont supprimés s’ils comportent des données personnelles (au sein du champ de texte libre) et, s’ils sont valides, une fois les statistiques faites et le problème résolu. Les numéros de commande et l’identifiant utilisateur sont supprimés après une durée d’un mois, temps nécessaire pour identifier les commentaires laissant penser qu’un retour de notre part est nécessaire.

Gestion de la relation client et du service après-vente :

Matelsom conserve vos informations personnelles pour traiter les dossiers de relation client et de service après-vente.

Ces informations sont gardées en archivage intermédiaire pour une période de 5 ans suivant la clôture du dossier.

La tenue de notre comptabilité :

Nous conservons vos informations le temps de traitements des dossiers, puis pour une période de 5 ans. Nous avons l’obligation de conserver les documents comptables pour une période de 10 ans.

L’apport d’affaire :

Nous ne conservons aucune des informations personnelles transmises à Camif Habitat et Mobibam.

Vos droits et votre retrait de consentement

Vous avez le droit de retirer votre consentement sur l’utilisation de vos données personnelles par Matelsom pour notre prospection ou autres fins de marketing à tout moment. Vous pouvez le faire soit en cliquant sur l'option désabonnement au bas de chaque courriel soit en nous envoyant une requête via notre page web de « Contact ».

Vous avez également le droit de demander à consulter vos données personnelles traitées par Matelsom, de vous opposer ou de limiter leur traitement, de demander la portabilité, de demander leur suppression ou leur rectification et décider du sort de vos données « post mortem » en nous envoyant une requête via notre page web de « Contact » ou via l’adresse électronique : dpo@camif-matelsom.com.

Veuillez noter que l’exercice de vos droits se fait dans les conditions prévues par la règlementation et législation en vigueur. Ainsi, si vous demandez la suppression ou la restriction de traitement de tout ou partie de vos données personnelles, il est possible que nous ne puissions pas accéder à votre requête, afin de respecter nos obligations contractuelles envers vous ou nos obligations légales en tant que société d’e-commerce.

De plus, vous avez le droit statutaire de vous plaindre auprès de la CNIL, autorité compétente en matière de protection des données.

Destinataires des données personnelles

On entend par destinataire toutes les entités auxquelles nous fournissons et partageons vos données personnelles dans le cadre de nos prestations et de nos échanges. De ce fait, deux catégories de destinataires sont identifiées : il s’agit du personnel de Matelsom et de nos prestataires. Ces derniers nous aident dans la réalisation de certains de nos services et ont donc besoin des données que vous nous communiquez.

Prestataires de services et autres tierces parties :

Matelsom peut partager vos données personnelles avec des tierces parties :

  • De nos partenaires marketplace ;
  • Des prestataires de logistique et de transport ;
  • De nos partenaires jeux et évènements ;
  • Des prestataires de services courriel ;
  • Des fournisseurs de formulaires courriel (pop-up) ;
  • Des fournisseurs de CRM ;
  • Des prestataires de services de vérification d'adresses ;
  • Des prestataires de services d'avis d'Utilisateurs en ligne ;
  • Des fournisseurs de plateformes d'e-commerces ;
  • Des fournisseurs de systèmes de gestion des commandes.

Nous avons recours aux services de ces tierces parties pour traiter vos achats, retours, réparations et réclamations, pour vous envoyer des courriels marketing et promotionnels, ou des courriels d'invitation à participer à des enquêtes ou à donner votre avis sur Matelsom. Dans la mesure où ces tierces parties traitent des données, elles sont tenues, en vertu du contrat qui les lie à Matelsom, de traiter les données uniquement selon nos instructions et les exigences légales applicables.

Dans le cadre de vos achats, vos données bancaires sont directement traitées par ces tierces parties.

Destinataires internes à Matelsom :

Le personnel de Matelsom peut être amené à accéder à vos données personnelles dans le cadre de sa mission au sein de Matelsom. Une politique d’habilitation est en place pour assurer que seuls les employés qui ont un intérêt à accéder aux données le peuvent.

En outre, nos employés sont tenus de respecter une clause de confidentialité.

Transferts hors de l’Union Européenne :

Matelsom ne transfert aucune de vos données en-dehors de l’Union Européenne.

Liens avec des sites web tiers et médias sociaux

Matelsom n’est responsable que de ses campagnes et publication officielles sur les sites web tiers et les réseaux sociaux.

Les Utilisateurs peuvent trouver de la publicité ou d'autres contenus sur les Sites qui sont liés aux sites et services de nos partenaires, fournisseurs, publicitaires, sponsors, concédants de licence, médias sociaux et autres tierces parties. Matelsom ne contrôle pas le contenu ou les liens qui apparaissent sur ces sites/médias sociaux et n'est pas responsable des pratiques adoptées par ces derniers avec des liens vers ou depuis Matelsom. De plus, ces sites et services, ainsi que le contenu et les liens qu'ils incluent, peuvent évoluer constamment. Ils peuvent avoir leurs propres politiques de confidentialité et politiques de service client. La consultation et l'interaction sur les sites web et médias sociaux qui ont un lien vers le Site sont soumises aux conditions générales propres à ces sites web ou médias sociaux. *

Cookies

Lors de la consultation du site www.matelsom.com, des informations relatives à la navigation de votre terminal (ordinateur, tablette, smartphone, etc.) sur notre site sont susceptibles d'être enregistrées dans des fichiers texte appelés "Cookies", installés sur votre terminal, sous réserve de votre consentement concernant les Cookies, que vous pouvez modifier à tout moment. Seul l'émetteur d'un Cookie est susceptible de lire ou de modifier des informations qui y sont contenues.

Matelsom, à travers sa page « Gestion des cookies », explique leur fonctionnement et vous transmet toutes les informations dont nous disposons sur eux. Vous pouvez à partir de cette page modifier votre acceptation des cookies.

Récapitulatif

Retrouvez dans ce tableau l’ensemble des finalités, les données personnelles concernées et les durées de conservation appliquées :

Traitement Finalité Données concernées Durée de conservation
Gestion des commandes Création et gestion d’un compte en ligne
Etablir une wishlist
Courriel de relance
Coordonnées Deux ans suivant la dernière action sur le site
Gestion des commandes Enregistrer et traiter les commandes Identité, coordonnées, adresse, civilité, données relatives aux transactions, commande (numéro d’achat et de vente, date de création), facture, statut de livraison, date d’expédition, numéro de transaction, méthode de paiement Relation contractuelle (livraison, retour et garantie)
5 ans : défense de nos droits en justice
10 ans : le contrat est conservé si la valeur est supérieure à 120€
Gestion des commandes Assurer la lutte anti-fraude Tout ce qui est au-dessus plus la date de naissance et l’adresse IP Jusqu’à la résiliation de votre compte
Gestion des commandes Confirmer la réalisation de nos prestations Identité, coordonnées, commande Durée de la relation contractuelle
5 ans : défense de nos droits en justice
Réalisation de statistique Statistique commerciale Date de naissance, adresse, information des commandes passées Dès que la statistique est réalisée
Prospection Newsletter par courriel Identité, coordonnées, date de naissance, historique des commandes passées 3 ans : à compter du dernier contact ou au retrait du consentement
3 ans : historique d’achat
1 an : uniquement si vous n’avez jamais ouvert le courriel
Prospection Catalogue par courrier Identité, Adresse, historique sur les commandes passées (seuls ceux qui justifient l’envoi) 5 ans : à compter du dernier contact
3 ans : historique d’achat
Jeux et autres évènements Gérer les participants aux jeux et évènements
Envoyer les lots aux gagnants
Communication sur les évènements
Identité, coordonnées, civilité, vidéos, adresse, pseudos (sur les réseaux sociaux), lots gagnés, cartes cadeaux Durée du jeux ou de l’évènement
3 ans : durée de la publicité
Durée de livraison
5 ans : défense de nos droits en justice
Gestion de la communication Contact Identité, coordonnées, identifiant utilisateur. Durée de la relation de contact
5 ans : pour les demandes de suivi, d’annulation de commandes et les candidatures
1 an : pour les demandes d’exercice de droit RGPD
6 ans : pour une demande d’opposition
Recueil des avis et commentaires Recueil des avis et commentaires Identité, coordonnées, zone de commentaires, numéro de commande, identifiant de l’utilisateur. 12 mois : suivant leurs publications pour les avis
Les commentaires sont supprimés une fois les statistiques réalisés et les problèmes résolus
1 mois : pour les numéros de commande et identifiant utilisateur
Gestion de la relation client et du service après-vente   Identité, coordonnées, adresse, main courante, capture d’écran des réclamations sur les réseaux sociaux, pièce d’identité, données relatives aux transactions, commande. Durée de traitement des dossiers de relation client et de service après-vente
5 ans : défense de nos droits en justice
La tenue de notre comptabilité   Identité, coordonnées, adresse, date de naissance, âge, main courante, facture, pièce d’identité, justificatif de domicile, fonction, bon de livraison, PAD, coordonnées bancaires, numéro de carte partiel, nom du titulaire de la carte, chèques, nom de la banque, date de paiement, type de paiement, numéro de l’opération et détail de l’opération. Durées de traitement des dossiers
5 ans : défense de nos droits en justice
10 ans : conservation des documents comptables (factures, …)
Apport d’affaire   Identité, coordonnées, adresse Dès l’envoie du formulaire

Changements de cette politique de confidentialité

Matelsom peut actualiser cette politique de confidentialité à sa discrétion et à tout moment. La date d'actualisation figurera au bas de cette page. Nous encourageons les Utilisateurs à consulter fréquemment cette dernière pour connaître les changements et rester informés quant à la manière dont Matelsom contribue à protéger les informations personnelles qu'elle a recueillies.

Nous contacter

Pour les questions concernant cette politique de confidentialité ou les pratiques des Sites, vous pouvez contacter Matelsom par courrier BP 89138 79061 NIORT Cedex 9, ou par courriel à dpo@Matelsom-matelsom.com.

Ce document a été mis à jour pour la dernière fois le 23/11/2021.